Alles im Blick – ohne aufwändige Prozesse!

Wie Ihre Kolleginnen und Kollegen Anwesenheiten schnell überblicken

Je größer das Unternehmen, umso schwieriger wird es den Überblick zu behalten. In Zeiten von flexiblen Arbeitszeiten, Home Office und Remote Work ist es noch herausfordernder zu überschauen, wer gerade arbeitet, wer im Urlaub ist oder einfach nur mal kurz eine Pause macht. Wie kann es da gelingen, die nötige Transparenz zu schaffen und eine effektive Zeitersparnis zu erreichen um gleichbleibend kompetent und professionell aussagekräftig gegenüber Kunden und Lieferanten zu sein?

Rechtliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung

Mit der juristischen Verpflichtung für Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung, durch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 (EuGH-Urteil vom 15.5.2019, Az. C-55/18), wird es zudem zu rechtlichen Regelungen des Gesetzgebers kommen, die Anwesenheit bzw. Arbeitszeiten der Arbeitnehmer verpflichtend zu erfassen und zu dokumentieren.
Nach der Rechtsprechung des EuGH ist die gesamte Arbeitszeit vollständig zu belegen. Wenngleich entsprechende Regelungen bereits zuvor in vielen Unternehmen nötig und vorhanden waren, so bedeutet das Urteil einen hohen bürokratischen Aufwand, denn die neuen Vorgaben gehen weit darüber hinaus und bedeuten sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber weitreichende Verpflichtungen.

Zwei auf einen Streich

Somit haben wir einerseits den rechtlichen Aspekt, die Arbeitszeit zu erfassen und zu dokumentieren. Andererseits geht es aber auch um die Außenwirkung und Professionalität eines Unternehmens -intern wie extern-. Eine wichtige Nachfrage zu einem Vorgang oder einem Projekt und Sie erreichen den zuständigen Sachbearbeiter nicht? Vielleicht ist der Kollege nur kurz im Haus unterwegs oder vielleicht doch gar nicht da? Ein Anruf eines Kunden oder Lieferanten mit einer wichtigen Rückfrage oder Information und Sie können das Gespräch nicht an den gewünschten Ansprechpartner weiterleiten? Das naheliegendste auf den ersten Blick: die gute alte Excel-Liste in der die Arbeitszeiten erfasst werden. Das kann man so machen, ist aber ineffizient, absolut nicht zeitgemäß und darüber hinaus einfach „Old School“.
Das Anwesenheitsdisplay von SAGE HR beispielsweise, bietet hier eine deutlich effizientere und modernere Möglichkeit, all diesen Herausforderungen, mit nur einem Tool, zu begegnen.
Digitalisierung

Ein Modul, viele Möglichkeiten

Das Modul der SAGE HR bietet die Chance, eine Übersicht über den aktuellen Anwesenheitsstatus und den Abwesenheitsgrund abzubilden. Die Anzeige aller oder nur bestimmter User -je nach Berechtigungsgrad- ermöglichen eine effiziente Darstellung aller gewünschter Informationen. Oder nutzen Sie ganz einfach die Funktion „Teamkalender“. Hierin sind alle Kolleginnen und Kollegen eines Projektteams oder einer Abteilung übersichtlich zusammengefasst.

Mit dem SAGE Anwesenheitsdisplay sind Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jederzeit aussagefähig, ob ein Kollege anwesend, im Urlaub oder vielleicht krank ist. Die Erfassung ist denkbar einfach. Zeitgleich bietet diese Art der Erfassung auch einen hohen Nutzen in Gefahrensituationen. So kann im Falle einer Evakuierung, z.B. bei einem Feueralarm, schnell eine Anwesenheitsliste erstellt werden, um die Räumung des Gebäudes zu überprüfen.
Im Falle eines Urlaubsantrags übernimmt die Personalabteilung eine entsprechende Datenpflege, so dass diese Tage im Anwesenheitsdisplay entsprechend gekennzeichnet sind. Noch einfacher wird es, wenn die Angestellten Ihren Urlaubsantrag über das Mitarbeiterportal einreichen.
Denn nach dem Durchlauf des Genehmigungsprozesses sind die 

 

Urlaubstage direkt hinterlegt und eine zusätzliche Datenpflege ist nicht erforderlich.
Gleiches gilt für Krankmeldungen. Auch diese werden durch die Personalabteilung direkt im Zeitmanagement hinterlegt und im Display angezeigt. Damit gehen keine Informationen verloren und jeder, der eine entsprechende Berechtigung hat, behält den Überblick über den Mitarbeiterstamm.
Das Beste: die Anzeige funktioniert wie ein Ampelsystem und ist daher wunderbar visualisiert und bietet eine ansprechende Oberfläche die Spaß macht! Damit entfallen lange Suchzeiten und die Kommunikation wird nachhaltig und effektiv verbessert.

Viele weitere Features

SAGE HR bietet darüber hinaus noch weitere großartige Tools und Features! Kennen Sie zum Beispiel das Self Service Portal? Zahlreiche Prozesse und Workflows im HR Management erfolgen „traditionell“ persönlich, mit Formularen oder schriftlichen Anträgen. Doch gerade in der internen Kommunikation bieten Softwarelösungen digitale Chancen, die HR Abteilung nachhaltig zu entlasten. Binden Sie Ihre Beschäftigten in die Personalarbeit mit ein! So besteht beispielsweise für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit durch ein Self-Service Portal seine Stammdaten einzusehen und Änderungen zu beantragen. Urlaubsanträge in Papierform einreichen war gestern, denn zeitgemäße Software ermöglicht es, die freien Tage über das Portal zu beantragen und die Vertretungsregelung entsprechend zu hinterlegen. Die Genehmigung desselben erfolgt ebenfalls digital. Darüber hinaus können die Reiskosten der Außendienstmitarbeiter erfasst und bearbeitet werden.
Für die Personaleinsatzplanung stellt beispielsweise die Sage HR Time, die Zeiterfassung per Online-Stempel-Terminal zur Verfügung. Planen Sie Ihre Mitarbeiter auf Basis von IST-Daten, mithilfe von Dienstplänen und individuellen Zielvorgaben, ohne dabei die gewünschte Flexibilität zu verlieren. Der Zugriff erfolgt entweder über das Terminal, per Web oder App. Die Zeiterfassung ist durch die verschiedenen Medien nicht nur intuitiv bedienbar, sondern erhöht gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit durch die aktive und flexible Arbeitszeitgestaltung und die daraus resultierende, immer stärker gewünschte Work-Life-Balance. Ein integrierter Newsfeed bietet zudem die Möglichkeit, über Aktuelles im Unternehmen zu berichten, die Mitarbeiter immer auf dem Laufenden zu halten und die Kommunikation unter den Kollegen weiter zu fördern und zu stärken!

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