Papierflut adé

Papierflut adé

Briefe und Verträge in Papierform. Dazu E-Mails und teilweise sogar noch Fax-nachrichten. Das Dokumentenmanagement im Jahr 2020 gestaltet sich nach wie vor äußerst ineffizient und altertümlich. Informationen werden ausgedruckt, kopiert und im Anschluss erfolgt die Ablage bzw. Archivierung -teilweise sogar in unterschiedlichen Versionen.  

Die Folge ist eine zeitintensive und mühsame Suche nach den richtigen Unterlagen in Aktenordnern, auf der Festplatte oder im E-Mail-Postfach. Etwa 30 % der Arbeitszeit werden in deutschen Unternehmen täglich mit der Suche oder Ablage von Informationen und Dokumenten investiert. Hinzu kommt, dass oftmals die Akten nicht vollständig abgelegt werden und Informationen verloren gehen. Außerdem verbraucht jeder Deutsche im Durchschnitt jährlich etwa 244 Kilo Papier. Neben dem Kostenfaktor ist hier auch der ökologische Gedanke zu erwähnen. 

Vor allem in der Verwaltung und Buchhaltung sehen die Angestellten Verbesserungs-bedarf, um nicht länger Informationen hinterherzujagen oder zu sammeln. Kaum nachvollziehbar, dass Unternehmen nach wie vor geminderte Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit in Kauf nehmen. Denn nur etwa 18% der Unternehmen agieren bislang vollständig papierlos. Dabei wünschen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeit produktiver zu gestalten. Aber wie funktioniert modernes und effizientes Dokumentenmanagement? Ist das Thema notwendiges Übel und vielleicht sogar langweilig? Oder ist es vielmehr die Zukunft und ein wichtiger Baustein im Zeitalter der Digitalisierung?

Auch 2020 sind Papierberge noch traurige Realität in deutschen Büros.
Was genau bedeutet Dokumentenmanagement bzw. papierloses Büro. Reicht es aus alle Eingangsrechnungen und E-Mails einzuscannen und auf dem Server abzulegen? Auf Servern oder Festplatten könnten dann Ordnerstruktur angelegt und die gescannten Dokumente abgelegt werden. Aber wie effizient ist dann die Suche nach einem bestimmten Dokument, wenn weder ein Rechnungsdatum noch eine Rechnungsnummer bekannt ist? Wäre es nicht viel besser, wenn man auch nach dem Inhalt des Dokuments, also mit Volltextsuche, das Sondieren vornehmen könnte?

Mit einem datenbankgestützten DMS geht das!  

Ein Dokumentenmanagement System (DMS) ist eine Art Informationszentrum für Ihr Unternehmen! Mit einem DMS haben Sie alle Informationen –ganz gleich aus welcher Quelle sie ursprünglich stammen– an jedem Standort in der korrekten Version verfügbar. Ein DMS verbessert Ihre Unternehmensprozesse spürbar, und zwar durch die schnelle Bereitstellung und den effizienten Austausch von Informationen. Dabei steht nicht die reine Verwaltung von Dokumenten, E-Mails und Rechnungen im Vordergrund. Vielmehr sind all diese Informationen und Daten das Kapital und der Mehrwert ihres Unternehmens. Diesen Mehrwert zu nutzen, mit den Informationen zu arbeiten und für das Unternehmen gewinnbringend einzusetzen ist der Profit von erfolgreichem DMS.  

Vorteile von DMS auf einen Blick

Steigerung der Produktivität  

Sind Inhalte in der digitalen Ablage erst einmal gespeichert und indexiert, ist der Zugriff ganz einfach. Es müssen keine Archivräume durchsucht und Aktenordner gewälzt werden. Die Informationen sind für alle berechtigten Personen schnell zugänglich und können an andere Abteilungen oder Bereiche digital weitergegeben werden. Dies beschleunigt die internen Prozesse erheblich. So kann zum Beispiel bei der automatischen Rechnungs-bearbeitung und der digitalen Belegerfassung durch eine automatisierte Verknüpfung mit Bestellungen, Lieferscheinen und Verträgen enorm Zeit gewonnen werden. 

Mehr Datensicherheit 

Kaum etwas ist geschäftskritischer zu bewerten als der Verlust von Informationen und Daten. Eine Verschlüsselung der Dokumente und angehängter Kommunikation stellt einen Schutz vor Sicherheitsverstößen dar und darüber hinaus erlaubt dies zu kontrollieren wer auf bestimmte Daten zugreifen darf. Damit vereinfacht es auch erheblich die Einhaltung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)  

Der Kostenfaktor 

Eine Digitalisierung von Dokumenten spart in vielerlei Hinsicht Kosten. Zum einen sind hier die Lagerkosten zu benennen. Aktenschränke oder Aktenordner sind nicht mehr notwendig und wertvolle Lagerfläche für das Archiv kann anderweitig genutzt werden. Auch entstehen kaum noch Kopier- oder Druckkosten, denn die Weitergabe von Dokumenten oder eine Kopie für den Kollegen ist nicht mehr erforderlich. Durch effiziente und automatisierte Workflows werden Geschäftsprozesse schneller und effizienter und mindern so ebenfalls die Betriebskosten. 

Sparen Sie Zeit & Geld

Was könnten die ersten Schritte zu Ihrem Digital Office sein?  

Klar ist, ein papierloses Büro erreicht man nicht in wenigen Tagen. Mit einiger Vorarbeit, einer gut durchdachten Strategie und einem Maßnahmenplan, kann dieser Prozess, aber in einem überschaubaren Zeitrahmen stattfinden. Dies hängt entscheidend von der Unternehmensgröße und dem Umfang ab, in dem das DMS eingesetzt werden soll. Dennoch bietet beispielsweise das Unternehmen DocuWare, auch eine „schnelle“ Lösung an, die eine umfassende Optimierung von Geschäftsprozessen in nur wenigen Tagen verspricht. Dies geschieht durch vorkonfigurierte Lösungen und umfasst Musterdokumente, Benutzerprofile, vorkonfigurierte Workflows und vieles mehr.  

Wenn auch Sie sich eine Kosteneinsparungen auf vielen Ebenen wünschen, eine effizientere Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen erreichen und zudem deutlich motiviertere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen möchten, dann senden Sie uns noch heute Ihre Kontaktdaten, wir beraten Sie gerne!

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