Was kommt danach?

Wie Covid-19 die Arbeitswelt verändern kann

Die Corona Pandemie zieht zahlreiche und schlimme Folgen nach sich. Der wirtschaftliche Schaden wird verheerend sein und unsere Gesellschaft noch sehr viele Jahre begleiten. Dennoch bietet die Corona Krise auch viele Chancen und könnte der Turbo für einen grundlegenden (digitalen) Wandel unserer Gesellschaft darstellen. Covid-19 hat binnen kürzester Zeit ein Umdenken erfordert und Home-Office, Videokonferenzen und ortsunabhängigen Datenzugriff möglich gemacht.

Vor wenigen Wochen wurde noch über die Umsetzung, die Rahmenbedingungen und die Geschwindigkeit des Digitalen Wandels diskutiert. Da wurde über den Ausbau des Breitbandes lamentiert und schnelleres Internet gefordert. Auch die Struktur der IT- Sicherheit wurde als Manko vorgeschoben, die in noch nicht ausreichender Form gegeben war, um die digitale Transformation voranzutreiben. Damit einhergehend wurde auch die Ausdehnung von Home-Office Arbeitsplätzen gebremst. Denn die Produktivität am mobilen Arbeitsplatz wurde kürzlich noch von vielen Unternehmen angezweifelt. Die Dienstreise zur ach so wichtigen Konferenz war bislang unvermeidbar und in Form eines Onlinemeetings kaum denkbar. Auch die Kundenbetreuung musste zuweilen zwingend im persönlichen und direkten Austausch erfolgen. Das war die überwiegende Meinung und Einstellung in der deutschen Wirtschaft und die Entschuldigung dafür, warum Digitalisierung nicht „so schnell“ realisierbar ist. Und dann kam Corona.
Der Digitale Wandel hat mit dem Ausbruch der Pandemie und dem Shutdown eine unglaubliche Geschwindigkeit aufgenommen und Unternehmen jeder Größe zum Umdenken und schnellen Handeln gezwungen. Alle Bedenken, Ängste und Zweifel mussten in der Not ausgeblendet werden und jeder dritte Arbeitnehmer war plötzlich erstmalig mit der Arbeit im Home-Office konfrontiert. Dienstreisen wurden abgesagt und Meetings wurden via Videokonferenz realisiert. Die Kundenbetreuung erfolgte notgedrungen telefonisch oder online und nur in seltenen Fällen war der persönliche Kontakt unausweichlich. Selbst Staats- und Regierungschefs mussten während der Pandemie lernen, den Austausch auf Telefonie und virtuelle Gipfeltreffen zu beschränken, was den Innovationsverhinderern endgültig den Wind aus den Segeln genommen haben dürfte.

Was bedeuten die Erfahrungen aus der Pandemie für die künftige Arbeitswelt?

Bedauerlicherweise werden viele Betriebe und Gesellschaften großen Schaden nehmen und wir müssen mit vielen Hunderttausend Arbeitslosen rechnen. Eine massive Wirtschaftskrise wird uns noch lange begleiten. Ist es daher richtig, von einer Chance in der Krise zu sprechen? Ja, denn wir können sehr viel aus der Eskalation lernen und uns, wirtschaftlich gesehen, für die Zukunft deutlich besser aufstellen. Welche Lehren sollten wir also für uns ableiten und in den strukturellen (Wieder-)aufbau einfließen lassen? Spätestens seit der Pandemie ist klar, die Produktivität am mobilen Arbeitsplatz ist durchaus gegeben und hat über einen längeren Zeitraum viele Betriebe und Unternehmen während der Pandemie am Leben gehalten. Der Austausch im Team mittels Videochats und virtuellen Meetings war für viele eine neue Erfahrung, und auch wenn die Technik vielleicht an der ein oder anderen Stelle noch nicht ganz reibungslos funktioniert hat, durchaus praktikabel.In den vergangenen Wochen hat sich gezeigt, dass Onlinekonferenzen durchaus eine solide Möglichkeit für einen regen Austausch darstellen und nicht immer eine Dienstreise mit dem Auto oder Flugzeug erfordern! Als positive Begleiterscheinung erspart diese Art des Informationstransfers zugleich jede Menge Ressourcen. Gemeinsam Projekte bearbeiten, sich austauschen und zum Abschluss bringen.
Wie kann Teamarbeit außerhalb der Büroräume effizient funktionieren? Durch kollaborative Software konnte auch diese Schwierigkeit gut gemeistert werden und es viele erfolgreiche Projektabschlüsse kamen zum Tragen. Seit der zwangsauferlegten Heimarbeit wurde deutlich, dass nicht nur aus ressourcenschonender Sicht ein elektronisches Dokumentenmanagement langfristig unabdingbar ist. Der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf Dokumente, Verträge, Protokolle, Lieferscheine und vieles mehr, wird durch eine entsprechende Software ermöglicht und ist für flexibles und effektives Arbeiten unausweichlich. Alle aufgeführten Punkte sind Elemente der Digitalisierung und konnten nun mehrere Wochen notgedrungen getestet und auf Herz und Nieren erprobt werden. Und genau hier sollte nun jedes Unternehmen ansetzen und die digitale Transformation weiter vorantreiben. Sicherlich ist es -gerade in den systemrelevanten Berufen- nicht für alle Arbeitnehmer möglich künftig im Home-Office zu arbeiten. Auch generell nur noch auf Home-Office zu setzen wäre sicher falsch, ersetzt eine Online-Kaffeepause mit den Kollegen doch nicht den persönlichen Austausch und auch nicht jeder Arbeitnehmer ist ausreichend selbstdiszipliniert um ausschließlich zu Hause zu arbeiten. Auch das rege Treiben und das (hoffentlich gute) Betriebsklima ist für jeden Beschäftigten essenziell. Durch die Krise wurde aber ein deutliches Umdenken erreicht und der mobile Arbeitsplatz wird künftig einen hohen Stellenwert einnehmen und vielen Arbeitnehmern eine Steigerung der Work-Life Balance und damit eine höhere Flexibilität bieten. Unternehmen profitieren ebenfalls von dynamischen Arbeitsplatzgestaltungen und der daraus resultierenden hohen Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit.

Erforderliche Serverkapazität aufrüsten und den Einsatz geeigneter Software prüfen

Verantwortliche sehen sich nun mit der Frage konfrontiert, am guten alten firmeneigenen Server festzuhalten und diesen zu erweitern und zu modernisieren. Oder sollte man doch lieber den Weg über die Cloud nehmen um damit deutlich mehr Flexibilität und Möglichkeiten für die IT-Infrastruktur zu schaffen. Auch eine Kombination aus beidem ist für einen sanfteren Übergang in die digitale Welt denkbar. Hat sich die in der Pandemie, auf die schnelle ausgewählte Software für Kollaboratives arbeiten, bewährt oder sollte hier noch einmal nachjustiert werden? Großen Zuspruch, eine hohe Funktionalität und die kostenfreie Bereitstellung dieses Programms konnte Microsoft Teams erfahren. Die Plattform für mobiles Arbeiten, wurde im März 2020 für Unternehmen und Privatpersonen für 6 Monate kostenfrei von Microsoft zur Verfügung gestellt. Auch nach dieser Zeit ist Microsoft Teams als Basis der mobilen und projekt-bezogenen Arbeit eine optimale Lösung um Chats und Besprechungen durchzuführen und, alleine oder im Team, an Dokumenten und Projekten zu arbeiten.
Serverkapazität aufrüsten oder doch lieber die Cloud nutzen?
Ebenfalls haben wir deutlich erfahren, dass die Bereitstellung wichtiger Unterlagen und Dokumente in Zukunft auch mobil möglich gemacht werden muss. Elektronisches Dokumentenmanagement, wie es beispielsweise über DocuWare oder Sage DMS angeboten wird, sollte eingehend geprüft und strukturiert in der IT Landschaft implementiert werden. Beide Anbieter bieten cloudbasierte Lösungen an, die es zudem ermöglichen, alle bereits bestehenden Anwendungen und Programme einzubinden. Durch den Einsatz von DocuWare haben Unternehmen darüber hinaus die Möglichkeit ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und in automatisierte Workflows umzuwandeln. Der Digitale Wandel – durch Corona hat dieser wichtige und unausweichliche Umbruch- enorm an Fahrt aufgenommen. Diesen Rückenwind und diese Geschwindigkeit sollte nun jedes Unternehmen und jeder Betrieb nutzen und die digitale Transformation weiter vorantreiben. Die erforderlichen Software Pakete sind ebenso vorhanden wie zahlreiche Möglichkeiten die Serverkapazität weiter auszubauen.

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