Wichtige Schritte bei der ERP-Einführung

So kommen Sie schnell ans Ziel

Die Entscheidung ist gefallen. Ihr Unternehmen möchte ein neues ERP System einführen. Doch wie kann diese komplexe Umstellung erfolgreich umgesetzt werden? Welche Punkte müssen beachtet und welche Schritte abgearbeitet werden, damit das ERP System uneingeschränkt und mit den gewünschten Funktionen live gehen kann? Vom Marktscreening möglicher ERP-Lösungen über die Bewertung der funktionalen Eignung bis zum Angebotsvergleich; zeichnen sich die einzelnen Schritte meist durch eine erhöhte Intransparenz aus. Sie suchen Licht im Dunkel? Dann nutzen Sie die sechs wichtigsten Schritte auf dem Weg zu Ihrer neuen ERP Software.

1. Am Anfang steht das Lastenheft

Eine sorgfältige Auswahl der neuen ERP Software ist das A und O. Daher empfiehlt es sich, zu Beginn ein Lastenheft zu erstellen, das die Grundlage für eine spätere, erfolgreiche Implementierung bildet. In der Rohfassung gleicht das Lastenheft einer Art Wunschzettel. Welche Anforderungen sollte das neue System erfüllen, welche unternehmensspezifischen Lösungen werden benötigt und welche Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen gilt es zu berücksichtigen?
Beantworten Sie zunächst folgende Fragen:
1) Technische Anforderungen (Useranzahl, Mandantenanzahl, Währungen etc.)
2) Betriebssystem (Welche Betriebssysteme müssen mit der ERP Lösung kompatibel sein?)
3) Datenbanken / Datenquellen
4) Schnittstellen
5) Funktionale Anforderungen der einzelnen Abteilungen

Dabei ist es wegweisend, das Optimierungspotenzial durch die neue Software stets im Blick zu haben und zu definieren, welche effizienteren Lösungen künftig durch die neue Software geschaffen werden können und welche Möglichkeiten darüber hinaus denkbar sind. Die Anforderungen an die neue Software einzig aus dem IST Zustand heraus abzuleiten ist nicht ratsam und auch nicht zielführend!

Diese Fragen können Ihnen außerdem bei der Erstellung eines Lastenheftes weiterhelfen:
Welche Prioritäten und Ziele habe ich? (z.B. Kostensenkung oder Optimiertere Abläufe etc.)
Welche Geschäftsbereiche / Abteilungen sollen mit eingebunden werden?
Welche Geschäftsprozesse sollen optimiert werden?
Welche Anforderungen habe ich an Funktionen und Features?
Wie viele User sollen eingebunden werden?

Sind all diese Eigenschaften definiert, erleichtert dies die Auswahl eines geeigneten ERP Systems. Eine gute Möglichkeit eine Vorauswahl zu treffen ist es, sich im Internet über potenzielle ERP Lösungen zu informieren. Erstellen Sie ein Ranking und finden Ihre TOP 3.

2. Angebote Ihrer Top 3 einholen

Die Auswahl möglicher ERP Systeme wird nun immer konkreter. Nun ist es erforderlich, für Ihre TOP 3 Anwendungen entsprechende Angebote einzuholen. Dies gibt Ihnen einen tieferen Einblick in die Software. Anhand eines Pflichtenheftes werden in den Angeboten auch nochmals alle Funktionalitäten und Anforderungen aufgeführt sowie die auszuführenden Aufgaben, die im Rahmen der Implementation umgesetzt werden müssen. Darüber hinaus stehen Sie so auch in einem ersten persönlichen Kontakt mit Ihrem potenziellen Softwarepartner und können sich einen Überblick von der Arbeitsweise und Leistungsfähigkeit verschaffen. Vorsicht! Nicht immer ist das günstigste Angebot auch das Beste für ihr Unternehmen. Häufig ist die Funktionalität bei genauer Betrachtung stark different zueinander, daher sollte der Preis nicht als Entscheidungsfaktor gewählt werden.
Anwender sollten die aufgeführten Angebotspositionen immer kritisch hinterfragen. Nur der Einbezug möglichst vieler Faktoren über die gesamte Einsatzzeit der ERP-Software führt zu einem realistischen ERP-Angebotsvergleich und letztendlich zu einer zufriedenstellenden ERP-Einführung.

3. ERP Einführung planen und umsetzen

Die Entscheidung ist gefallen. Die Auswahl ist abgeschlossen, die passende Software gefunden und damit auch die Wahl für einen Softwarepartner. Mit einem professionellen Projektmanagement stellen Sie sicher, dass die Implementierung erfolgreich umgesetzt werden kann. Die Planung, die operative Umsetzung und das Controlling des Projekts sind entscheidend. Darüber hinaus sollte die Einbindung der gesamten Belegschaft nicht vernachlässigt werden. Nur so kann die erforderliche Akzeptanz erreicht und durch eine transparente Kommunikation der Erfolg der Neueinführung gesichert werden.

In einem gemeinsamen Workshop zwischen Ihrem Unternehmen und dem Softwareanbieten wird sodann das ursprünglich durch Sie erstellte Lastenheft detailliert besprochen und erörtert. Hieraus werden die erforderlichen Prozesse und Anforderungen abgeleitet. Idealerweise stellt der Softwarepartner einen Testzugang zur Verfügung, um das System auf Herz und Nieren testen zu können. Zudem haben so alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit sich mit der Anwendung intensiv auseinanderzusetzen und vertraut zu machen.

4. Datenübernahme vorbereiten

Die Datenübernahme aus einem oder mehreren Altsystemen in das neue System ist eine sehr komplexe Aufgabe. Häufig ist eine -teilweise aufwändige- Datenumwandlung nötig und nur in den seltensten Fällen reduziert sie sich auf einen einfachen Datenexport und -import. Dies ist zwar ein erheblicher Zeitaufwand, birgt aber die Chance, zur Bereinigung und Optimierung der Daten aus dem Vorgängersystem.

5. Dokumentation und Schulung

Ausbildung bei SKIT Dynamics
Alle während der Projektphase getroffenen Absprachen sollten auf jeden Fall schriftlich dokumentiert und festgehalten werden. Dies kann z.B. in Form eines Leitfadens umgesetzt werden, der zugleich als Nachschlagewerk und Unterstützung bei der Einweisung der User verwendet werden kann. Die Schulungen und Trainings der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollte kurz vor dem Start in den Echtbetrieb erfolgen. Hier gibt es die Möglichkeit, alle User einzubinden oder zunächst nur die Keyuser durch den Softwareanbieter schulen zu lassen. Alle weiteren System Trainings würden dann unternehmensintern umgesetzt werden. Dies ist zwar auf den ersten Blick deutlich kostenschonender, birgt allerdings auch einen erheblichen internen Organisationsaufwand.

6. Datenübernahme und Echtbetrieb

Das meiste ist nun geschafft. Zu guter Letzt erfolgt die Datenübernahme. Auch wenn die Datenübernahme professionell und sorgfältig vorbereitet wurde, sollte die Richtigkeit der Daten zumindest stichprobenartig überprüft werden. Ist dies abgeschlossen erfolgt das „Go-Live“ und das ERP System wird in den Echtbetrieb übergeleitet. Gerade in den ersten Tagen nach Produktivstart sollte der Softwarepartner die Umstellung eng begleiten und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vor Ort unterstützend beiseite stehen.
Sie stehen vor der Entscheidung eines neues ERP Systems oder benötigen Unterstützung innerhalb der oben beschriebenen sechs Schritte? Die SKIT Berater stehen Ihnen gerne jederzeit mit Rat und Tat zur Seite!
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