Ist die digitale Rechnungsverarbeitung wirklich nötig? Der manuelle Prozess hat sich über Jahrzehnte bewährt. Die analogen Abläufe sind in den meisten Finanzabteilungen von Unternehmen in Fleisch und Blut übergegangen und überhaupt wurde das doch schon immer so gemacht! Warum also etwas verändern? Sind diese digitalen Prozesse überhaupt sicher?
„Das haben wir schon immer so gemacht!“ Mit dieser Aussage entschuldigen viele Verantwortliche und Unternehmer die Tatsache, dass in den meisten Finanzabteilungen die Rechnungsverarbeitung noch aufwändig und analog bearbeitet wird. Da hat der Stempelständer seinen festen Platz auf dem Schreibtisch und Rechnungen werden in staubigen Postmappen von Abteilung zu Abteilung gereicht, um diese freizugeben. Kostenstellen werden mühevoll aus verschiedenen Listen zusammen gesucht. Bis die Rechnung gebucht und zur Zahlung angewiesen werden kann, sind Skontofristen längst überschritten. Um wenigstens etwas Transparenz zu schaffen, wo sich welches Dokument oder welche Rechnung gerade im Unternehmen befindet, müssen meist händisch Listen geführt oder Sicherheitskopien gefertigt werden. Fällt dann noch der zuständige Mitarbeiter wegen Krankheit oder Urlaub aus, kommt der Prozess zum Stocken. Dadurch ist unter anderem eine hohe Fehlerquote zu erwarten. Die Prozessgeschwindigkeit hingegen kommt fast zum Erliegen.
Diese Art der Rechnungsverarbeitung mag in der Vergangenheit gut funktioniert haben, jedoch ist sie sehr zeit- und vor allem kostenintensiv für jedes Unternehmen. Nicht nur Druck- und Papierkosten, sondern auch wertvolle personelle Ressourcen werden bei der papierbasierten Finanzbuchhaltung vergeudet.
Doch wie sieht es mit den Investitionen für eine digitale und papierlose Rechnungsverarbeitung aus? Sind die Kosten verhältnismäßig? Ist das nicht ein kostspieliges IT-Thema, welches einen enorm hohen technischen Implementierungsaufwand bedeutet? Ist das nicht nur etwas für große Unternehmen oder Konzerne? Oder macht die digitale Rechnungsverarbeitung doch Sinn?
Die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung ist eine lohnende Investition
Zweifelsohne sind die Investions- und Projektkosten, abhängig von der Größe des Unternehmens und dem Realisierungsumfang, ein wichtiger Bestandteil bei den Überlegungen zu einer digitalen Rechnungsverarbeitung. Entscheider oder Geschäftsführer zögern häufig, aus Angst, dass die Umstellung der organisatorischen Abläufe zu aufwändig ist oder bleiben aus Gewohnheit den bisherigen Strukturen treu.
Außerdem sehen viele Unternehmen ein solches Projekt als reines IT-Thema. Dies birgt ein großes Risiko, denn bei der Einführung eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) geht es nicht nur darum, die Software in die bestehende IT Landschaft einzubinden. Viel wichtiger ist es, Verantwortliche und Mitarbeiter aus den betroffenen Unternehmensbereichen bereits in der Planungsphase einzubinden, um letztlich die Software an die Prozesse anzupassen und nicht umgekehrt.
Der Wichtigste Bestandteil ist aber der Nutzen, der einem Unternehmen bei der Realisierung zu Teil wird. Denn in den meisten Fällen amortisieren sich die Kosten in ein DMS bereits innerhalb weniger Monate!
10 gute Gründe und Vorteile einer digitale Rechnungsverarbeitung
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Interne Prozesse und Unternehmensabläufe werden effizient gestaltet
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- Nachhaltige Kosten- und Ressourceneinsparung, denn neben Papier- Druck- und Lagerkosten werden durch automatisierte Workflows personelle Ressourcen frei!
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- Sichere und rechtskonforme Archivierung Ihrer Daten und Dokumente
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- Optimierung der Rechnungseingangskontrollen
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- Deutliche Verbesserung des Kundenservice und der Kundenzufriedenheit
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- Reduktion der Durchlaufzeiten von Rechnungen im Unternehmen
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- Reduktion von Fehlerquellen (z.B. bei manuellen Eingaben)
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- Einfache Suchfunktion und dadurch geringer Zeitaufwand
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- Einhaltung von Skontofristen
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- Optimaler Einstieg in das papierlose Büro
Ein ERP System allein reicht nicht aus
Skeptiker könnten nun einwenden, alle wichtigen Prozesse bereits über das Buchungs- bzw. ERP System abzubilden. Doch die komplette Bearbeitung von Rechnungen ist nicht ausschließlich mit einem ERP System handhabbar. Daten-, Dokumenten- und Prozesshandling dürfen bei der Rechnungsbearbeitung und -verwaltung nicht außer Acht gelassen werden und müssen in der langfristigen Planung bedacht werden! Es braucht eine ganzheitliche Lösung. Eine Arbeitsoberfläche, die Funktionen und Logiken aus Buchhaltung und Warenwirtschaft zeigt und zudem das Workflow- und Dokumentenmanagement abbildet. So ist beispielsweise die Vorgangshistorie eines DMS ein wichtiges Tool, um Abläufe, Anpassungen und Veränderungen belegbar und nachvollziehbar zu machen. Dies ist insbesondere bei Audits oder anderen Prüfungen elementar.
Automatisierte Workflows bedeuten Produktivität und Kostenersparnis
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen erfolgt nach dem immer gleichen Schema und einem strukturierten Prozess. Eine deutliche Produktivitätssteigerung und zugleich eine nachhaltige Kostenersparnis schaffen automatisierte Workflows. Wiederkehrende Routinetätigkeiten entfallen und ermöglichen eine deutlich schnellere Bearbeitung der Rechnungen –bis hin zur Archivierung-. Doch wie genau funktioniert das?
Rechnungsdaten automatisch erfassen
Als erstes entfällt das nervige und fehleranfällige Eintippen von Rechnungsdaten. Ganz gleich ob diese elektronisch oder in Papierform vorliegen: der selbstlernende Intelligent Indexing Service liest alle wichtigen Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Lieferant etc. aus und ein Workflow prüft die Rechnung auf Dublette, Skonto und die gesetzlichen Pflichtangaben.
Digitaler und transparenter Freigabeprozess
Die Kostenstellen werden mit einem Klick zugeordnet und die zuständigen Mitarbeiter können die Rechnungen von überall und mit jedem Endgerät prüfen und freigeben. Zum Schluss wird ein Buchungssatz generiert, der direkt in das Buchungssystem eingespielt werden kann weitere manuelle Eingaben erspart.
Rechnungen mühelos archivieren und wieder finden
Durch das oben genannte Intelligent Indexing sind alle Rechnungen an einem zentralen Speicherort sicher abgelegt, archiviert und können mühelos wiedergefunden werden. Dabei werden die Daten und Dokumente nicht nur entsprechend der Aufbewahrungsrichtlinien gesichert sondern können auch mühelos für Außenprüfungen oder Audits bereitgestellt werden.
Die digitale Rechnungsverwaltung bestimmt langfristig die Zukunft und den Erfolg eines Unternehmens. Beschleunigte, automatisierte Prozesse bieten ein hohes Potenzial an Liquidität. Arbeitsabläufe jedes einzelnen Mitarbeiters werden effizienter und dies schafft Ressourcen für die Kernaufgaben. Dabei ist der Erfolg und Nutzen digitaler Rechnungsverarbeitung natürlich stark von der Umsetzungsart abhängig und variiert von Unternehmen zu Unternehmen.
