Papierloses Büro: Hürden bei der DMS-Einführung überwinden

Covid als digitaler Beschleuniger

Wie eine DMEXCO-Trendumfrage aus dem Jahr 2020 zeigt, gehen 70 Prozent der Unternehmer davon aus, dass die COVID19-Pandemie die digitale Transformation deutlich beschleunigen wird. Kein Wunder: Die in dieser herausfordernden Zeit zunehmende Verbreitung von Homeoffice erfordert entsprechende digitale Prozesse, die die unkomplizierte Zusammenarbeit auf Distanz ermöglichen. Immerhin arbeiteten einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung zufolge vor der Krise nur 4 Prozent der Beschäftigten im Homeoffice, im Januar 2021 hingegen fast jeder Vierte.

Ein großer Schritt für die Umsetzung der Digitalisierung ist die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements. Dieses ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dateien, digitale Workflows und eine enorme Reduzierung von Suchzeiten um bis zu 90 Prozent. Doch gerade Mittelständler sehen sich häufig einer Vielzahl von Hürden gegenüber, die es auf dem Weg zur Digitalisierung zu überwinden gilt.

Aller Anfang ist schwer: Geht es ganz ohne Papier?

Zu Beginn der Entscheidung für oder gegen die Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung steht immer die Überlegung: Kommen wir wirklich ganz ohne Papier aus? Denn das papierlose Büro bringt zwar klare Vorteile – etwa mehr Schnelligkeit und deutlich geringere Kosten –, macht aber nur Sinn, wenn wirklich alle mitziehen. Besonders, wenn dann Kunden oder Lieferanten doch wieder Papierbelege schicken, stellt dies das gesamte System infrage.

Oft kämpft das Management auch mit Bedenken seitens der Mitarbeiter oder mit technischen Schwierigkeiten. Deshalb ist es wichtig, mögliche Herausforderungen bereits im Vorfeld der Softwareeinführung zu identifizieren und Zweifel oder Einstiegshürden auszuräumen.

7 häufige Einstiegshürden bei der Einführung von DMS-Lösungen

Mit der richtigen Strategie lassen sich typische Hindernisse oder Bedenken bereits frühzeitig aus der Welt schaffen. Am häufigsten sehen sich Unternehmen mit den folgenden Einstiegshürden konfrontiert:

#1 Dokumentenmanagement ist doch viel zu teuer.

Es ist nicht von der Hand zu weisen: Dokumentenmanagement-Lösungen gehen mit einem hohen finanziellen Aufwand für die Einführung und den Betrieb einher. Pro Arbeitsplatz ist durchschnittlich mit 720 Euro Einführungskosten und 683 Euro Lizenzkosten zu rechnen, wie die Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ ermittelte (inklusive Schulungsaufwand). Gerade für kleine und mittlere Unternehmen können solche Kosten sehr belastend sein und das Projekt ausbremsen.

Es lohnt sich allerdings, die Wirtschaftlichkeit im Detail zu betrachten. Es kommt längst nicht nur auf die Kosten an. Ihnen steht ein enormes Einsparpotenzial gegenüber. So verringern sich die Bearbeitungszeiten und der Aufwand für die Verwaltung der Dokumente. Arbeitsabläufe lassen sich deutlich effizienter gestalten. Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass sich sehr viel Arbeitszeit einsparen und in der Folge sinnvoller nutzen lässt. Durch die höhere Prozessqualität sind Mitarbeiter ebenso wie die Kunden zufriedener. Auf lange Sicht gesehen, amortisieren sich die Einführungs- und Betriebskosten einer DMS-Lösung wie DocuWare in den meisten Fällen sehr schnell.

Hinzu kommt, dass Mittelständler verschiedene Förderprogramme des BMWi, der KfW-Förderbank oder der Bundesländer in Anspruch nehmen können, um ihre Digitalisierungsvorhaben zu finanzieren, etwa die Programme „Digital Jetzt“ oder das Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM). Damit verschiebt sich die Finanzierungswaage besonders leicht zugunsten des Unternehmens.

#2 Für den erhöhten Aufwand ist im Alltag keine Zeit.

Auch hier sind die Bedenken begründet: Ist das eingeführte System kompliziert und zeitraubend, fehlt im Alltag dafür sicherlich die Zeit. Um Arbeitszeit zu sparen, würden die Mitarbeiter schon bald wieder dazu übergehen, Unterlagen zu drucken, statt sie digital abzulegen.

Um diese Bedenken auszuräumen, lohnt es sich, Zeit in die durchdachte Auswahl einer geeigneten Softwarelösung zu investieren. Müssen Dokumente zur Bearbeitung etwa jeweils manuell aus- und danach wieder eingecheckt werden, ist das für die Mitarbeiter ebenso ärgerlich wie die Eingabe einer Vielzahl von Metadaten per Hand. Unternehmer sollten deshalb eine ECM-Lösung wie DocuWare wählen, die über eine gut verständliche und intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche verfügt und die einfache Bearbeitung per Mausklick (ohne Check-in/Check-out) ermöglicht.

#3 Bisher sind wir auch ohne Dokumentenmanagement ausgekommen.

Oft befürchten die Mitarbeiter, dass sich mit der Einführung eines Dokumentenmanagements sämtliche Prozesse ändern, die bislang gut funktioniert haben. Es fällt ihnen schwer, gewohnte Arbeitsabläufe abzulegen und sich auf etwas Neues einzulassen.

Haben die Mitarbeiter solche Bedenken, ist es wichtig, den Nutzen der Software schon frühzeitig zu kommunizieren. In vielen Fällen lässt sich die Software so nahtlos in bestehende Prozesse einbinden, dass sich nicht zwingend Abläufe ändern müssen. Und selbst wenn Veränderungen nötig sind: Die Vorteile überwiegen deutlich. Das wird jeder Mitarbeiter einsehen, der schon einmal eine Umlaufmappe auf mehreren Schreibtischen suchen musste oder ein wichtiges Dokument verloren hat.

#4 Das Dokument auszudrucken, geht viel schneller.

Solange das Drucken auf Knopfdruck so einfach funktioniert, ist der Anreiz für den Verzicht auf die Papiermassen bei den Mitarbeitern nicht groß. Möchten Unternehmer das papierlose Büro durchsetzen, müssen sie das Drucken erschweren. Möglich wäre etwa, weniger Drucker einzusetzen, um die Wege zu den Geräten (und damit den Komfort) zu verlängern, oder eine Begrenzung der Druckfunktionen.

#5 Ein DMS ist fachlich für unser Unternehmen zu komplex.

Vielen KMU mangelt es an der nötigen Expertise, um ein DMS erfolgreich einzuführen und gewinnbringend zu nutzen. Dieses Problem bedarf zwingend einer Lösung, um das Scheitern des Projekts zu verhindern. Besteht nicht die Möglichkeit, entsprechendes Know-how durch eigene Mitarbeiter bereitzustellen, können externe Experten die Softwareeinführung begleiten. Je weniger Know-how betriebsintern vorhanden ist, desto wichtiger ist es, auf intuitiv bedienbare User-Interfaces und Einzelanwenderschulungen zu setzen. Eine gute DMS-Lösung wie DocuWare ist allerdings kaum schwieriger zu benutzen als eine Google-Suche und somit für jeden Mitarbeiter im Office nutzbar.

#6 Die Kunden und Lieferanten schicken weiterhin Papierbelege.

Dass das Unternehmen von außen weiterhin Schreiben mit der Post oder Belege von Kunden bekommt, lässt sich nicht vermeiden. Dies muss die Digitalisierungspläne des Unternehmens aber nicht aufhalten. Entscheidend ist, dass der Posteingang konsequent und sofort nach dem Eintreffen digitalisiert wird. Anschließend erhalten die Dokumente wie gewohnt ihren Platz in den digitalen Workflows und können nahtlos verarbeitet werden.

#7 Wir haben Bedenken, ob die digitale Archivierung rechtssicher ist.

Lange war unklar, ob die digitale Archivierung von Dokumenten ausreicht, um den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung zu genügen und somit prüfungssicher ist. Doch bereits 2014 hat das Finanzministerium klargestellt: Das digitale Dokumentenmanagement kann problemlos rechtssicher gestaltet werden. Auch die Vorgaben des Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) können über entsprechende Sicherheitsmechanismen und eine durchdachte Rechtevergabe ohne Weiteres eingehalten werden. Bedenken, dass eine DMS-Lösung ein rechtliches Risiko darstellen könnte, sind deshalb unbegründet.

Einführung einer DMS-Software: Hürden erkennen und ausräumen

Welche Einstiegshürden mit der Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung einhergehen, ist je nach Unternehmen sehr individuell. Die Bedenken der Mitarbeiter sowie technische und wirtschaftliche Hürden frühzeitig zu erkennen und dem Scheitern des Projekts vorzubeugen, ist entscheidend. Etwa durch den Einsatz von Key-Usern und eine transparente Kommunikation erreichen Unternehmen, dass die Mitarbeiter die Chancen des Systems erkennen und bereit sind, zukünftig in ihrem Arbeitsalltag auf Papier zu verzichten.

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