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Papierloses Büro: So optimieren digitale Dokumente Ihre Prozesse

Prozesse für das papierlose Büro optimieren

Die Digitalisierung spielt für viele Unternehmen auf dem Weg in eine moderne Arbeitswelt eine wichtige Rolle. Eine Möglichkeit, um Prozesse zu optimieren, Platz zu sparen und die Teamarbeit zu verbessern, ist die Umstellung auf ein papierloses Büro. Laut einer Studie von Bitkom benötigt jeder Büroarbeitsplatz im Schnitt 1,5 Meter Aktenregale für Ordner und Dokumente. Das ist ein enormer Platzbedarf, der durch eine digitale Dokumentenverwaltung vermieden werden kann. Mit solchen papierlosen Büros wird also Platz gespart und die Effizienz gesteigert. Gerade für Unternehmen, die den Schritt in die digitale Arbeitswelt wagen wollen, ist die Effizienzsteigerung ein relevanter Aspekt. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie für die Umstellung auf eine digitale Dokumentenverwaltung benötigen und welche Lösungen sie für Ihr Unternehmen bietet.

Diese Vorteile bietet eine digitale Dokumentenverwaltung

Immer mehr Unternehmen setzen auf ein papierloses Büro und profitieren von den zahlreichen Vorteilen, die eine digitale Dokumentenverwaltung mit sich bringt.

  • Durch die Digitalisierung können Dokumente einfacher und schneller gefunden werden, Unternehmen können erhebliche Kosten einsparen und die Effizienz bei der Arbeit steigern. 
  • Digitale Dokumente können schneller und einfacher bearbeitet, verschickt und archiviert werden. Das führt zu einer Beschleunigung der Prozesse und einer Optimierung der Arbeitsabläufe. Ein weiterer Vorteil ist die Platzersparnis, da große Papierarchive nicht mehr benötigt werden. Wie in der Einleitung angedeutet, benötigt jeder Arbeitsplatz 1,5 Meter Ablagefläche. Stellen Sie sich das allein bei 20 Mitarbeitern vor: 30 Meter Aktenordner. 
  • Digitale Dokumente können von überall aus abgerufen und bearbeitet werden, was die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter erhöht. In einer Zeit von Home Office und Workation kann das für Sie ein relevanter Faktor bei der Mitarbeitersuche bedeuten. Junge Mitarbeiter setzen vor allem auf moderne Prozesse und Flexibilität. 
  • Digitale Dokumente sind besser vor Verlust und Diebstahl geschützt, da sie verschlüsselt und in sicheren Clouds gespeichert werden können. Wie man sieht, bietet das papierlose Büro zahlreiche Vorteile für Unternehmen. 

Digitale Dokumentenverwaltung – mit einem Dokumentenmanagement-System ein Kinderspiel

Um die digitale Dokumentenverwaltung effektiv zu gestalten, empfiehlt es sich, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zu nutzen. Die Software ermöglicht die zentralisierte Speicherung von Dokumenten an einem Ort. So müssen Sie nicht mehr auf verschiedenen Geräten oder Ordnern suchen. Durch ein intelligentes Indexing finden Sie Ihre Dokumente auf Knopfdruck wieder. Sie benötigen lediglich ein Schlagwort, um den Überblick zu behalten. Ein DMS bietet die Möglichkeit zur Kategorisierung von Dokumenten, z.B. durch Zuweisung von Tags oder durch die Erstellung von Ordnern und Unterordnern. Ewiges Suchen von Inhalten in alten Aktenordnern gehört durch diese vielseitigen Funktionen der Vergangenheit an.

Ein DMS bietet unterschiedliche Funktionen zur Versionierung von Dokumenten. Dadurch können Änderungen nachvollzogen werden. Das ist besonders nützlich, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten. Zudem ermöglicht es den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren. Das ist besonders wichtig für vertrauliche Dokumente oder solche, die personenbezogene Daten enthalten. Ein DMS kann automatisierte Prozesse auslösen, z.B. die automatische Zuweisung von Dokumenten an bestimmte Kategorien oder die Erstellung von Benachrichtigungen bei Änderungen an einem Dokument.

Wenn Sie ein DMS System als Cloud-Lösung nutzen, bietet es Ihnen die Möglichkeit standortunabhängig und noch flexibler zu agieren. Sie sind an keinen Ort gebunden und Ihre Mitarbeiter können von überall zusammenarbeiten. 

Die Umstellung auf eine digitale Dokumentenverwaltung bietet nicht nur Vorteile in Bezug auf die Effizienz und Kostenersparnis. Mit einem DMS treiben Sie gleichzeitig die Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen voran. Durch die Verringerung des Papierverbrauchs wird die Umwelt geschont. Wussten Sie das schon? Durchschnittlich produziert jeder Deutsche 250 kg Papiermüll pro Jahr. Eine digitale Dokumentenverwaltung kann dazu beitragen, diese Menge zu reduzieren.

Auch Sie haben Lust auf eine digitale Umwandlung Ihrer Dokumentenverwaltung? In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie mit DocuWare bereits in 90 Tagen papierlos Arbeiten können.

4 Kernaussagen über die digitale Dokumentenverwaltung

  • Durch die Digitalisierung können Dokumente einfacher und schneller gefunden werden, Unternehmen können erhebliche Kosten einsparen und die Effizienz steigern (Quelle: Computerbild)
  • Digitale Dokumente können schneller und einfacher bearbeitet, verschickt und archiviert werden. Das führt zu einer Beschleunigung der Prozesse und einer Optimierung der Arbeitsabläufe. (Quelle: IT-Daily)
  • Die Nutzung eines DMS und von Cloud-Speicher bietet eine effektive und flexible Lösung für die Dokumentenverwaltung (Quelle: Papyrus)
  • Die Vermeidung von Papier leistet einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit und Umweltschonung (Quelle: Bmub)

Wenn Sie Ihr Büro papierlos gestalten möchten, müssen Sie zuerst alle Papiere digitalisieren. Dafür sollten Sie einen Scanner oder eine App nutzen, mit der Sie Dokumente direkt vom Smartphone aus scannen können. Anschließend sollten Sie die digitalen Dokumente auf einem sicheren Server speichern. Um auch in Zukunft papierlos zu arbeiten, sollten Sie alle neuen Dokumente direkt digital erstellen und speichern.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Umstellung auf ein papierloses Büro zahlreiche Vorteile für Unternehmen bietet. Durch die Digitalisierung können Dokumente einfacher und schneller gefunden werden, Unternehmen können erhebliche Kosten einsparen und die Effizienz steigern. Die Nutzung von DMS und von Cloud-Speichern bieten hierbei eine effektive und flexible Lösung. Darüber hinaus leistet die Vermeidung von Papier einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit. Gerne liefern wir Ihnen weitere Informationen zum Thema DMS. Falls Sie Fragen haben, schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an: digitalisierung@skit-dynamics.de.

Bild von Freepik

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