So geht rechtssicher ohne Papier
Wichtige und vertrauliche Dokumente und Unterlagen wurden früher in Aktenordner in einem Hochschrank zugangssicher verwahrt. Den Schlüssel besaßen lediglich die Mitarbeiter, die die Daten verwalteten. Auch Kundendaten mussten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht unkenntlich gemacht und regelkonform entsorgt werden. Wie aber funktioniert das in einer digitalen Dokumentenverwaltung. Mal angenommen: Sie wollen Ihre Dokumente komplett digitalisieren und automatisieren. Jetzt stellt sich die Frage, wie Sie sicherstellen können, dass die Aufbewahrung Ihrer digitalen Dokumente weiterhin rechtsgültig bleiben. Welche rechtlichen Aspekte müssen Sie dabei beachten? In diesem Beitrag stellen wir Ihnen grundlegende Fakten zur rechtssicheren Verwaltung und Aufbewahrung Ihrer digitalen Dokumente zusammen.
Digitale Dokumentenverwaltung: wer suchet der findet
Zunächst einmal ist es wichtig, eine geeignete Ordnerstruktur für Ihre digitalen Dokumente zu erstellen. Eine sinnvolle Struktur hilft dabei, Dokumente schnell und einfach zu finden und zu verwalten. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass die Ordnerstruktur klar strukturiert und logisch aufgebaut ist. Eine gute Möglichkeit hierfür ist es, die gleiche Struktur wie bei physischen Dokumenten beizubehalten.
Dokumente dürfen nicht veränderbar sein
Des Weiteren sollten Sie darauf achten, dass alle Dokumente, die Sie digital speichern, unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden. Vorallem im digitalen Umfeld ist es leichter Dokumente zu bearbeiten und zu verfälschen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn es sich um Geschäftsunterlagen handelt, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Hierbei empfiehlt es sich, auf eine geeignete Software zur Archivierung zurückzugreifen, beispielsweise DocuWare.
DocuWare: Ihr Cloud-Partner für revisionssichere Dokumentenverwaltung
DocuWare bietet zahlreiche Vorteile für das papierlose Arbeiten und ermöglicht Ihnen eine revisionssichere Ablage Ihrer Dokumente. Die Software unterstützt die digitale Transformation durch zeitgemäßes Dokumenten Management und Workflow Automation. Mit der Listenansicht behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente und können Dokumente mit unterschiedlichen Sicherheitsanforderungen einfach auf einer Plattform zusammenführen. Die innovativen Tools für Ablage, Suche, Fälligkeit und Feedback ermöglichen Ihnen einen produktiven Arbeitsplatz, egal an welchem Standort Sie arbeiten.
Auch Sie haben Lust auf eine digitale Umwandlung Ihrer Dokumentenverwaltung? In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie mit DocuWare bereits in 90 Tagen papierlos Arbeiten können.
Rechtsicher im papierlosen Büro: so geht digitaler Datenschutz
Ein weiterer wichtiger Faktor für die rechtssichere Archivierung digitaler Dokumente ist die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Hierbei sollten Sie sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden und Mitarbeiter geschützt sind und nur für den jeweiligen Zweck verwendet werden. Hierbei ist insbesondere die Einhaltung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) von großer Bedeutung.
Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass Ihre digitalen Dokumente jederzeit verfügbar sind und nicht durch technische Defekte oder Cyberangriffe verloren gehen können. Hierbei ist es empfehlenswert, regelmäßige Backups Ihrer Daten zu erstellen und diese an einem sicheren Ort aufzubewahren.
Um sicherzustellen, dass Ihre digitalen Dokumente rechtsgültig sind, sollten Sie außerdem sicherstellen, dass diese digital signiert sind. Eine digitale Signatur ist die elektronische Entsprechung einer Unterschrift auf einem physischen Dokument und dient dazu, die Echtheit und Integrität eines Dokuments zu bestätigen. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass Ihre Signatursoftware den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Zahlen, Daten, Fakten
- Laut einer Umfrage von Adobe verwenden 81% der Unternehmen immer noch Papierformulare für Unterschriften und Genehmigungen. (Quelle: Adobe)
- Laut dem IDC (International Data Corporation) wird die Menge der digitalen Informationen bis 2025 voraussichtlich auf 163 Zettabyte (1 Zettabyte = 1 Milliarde Terabyte) ansteigen. (Quelle: IDC)
- Laut einer Studie von DocuSign verursacht die manuelle Verwaltung von Papierdokumenten durchschnittlich Kosten in Höhe von 20 Euro pro Dokument. (Quelle: DocuSign)
- Laut einer Umfrage von DocuWare sehen 72% der Unternehmen die Digitalisierung als Chance, ihre Effizienz zu steigern. (Quelle: DocuWare)
- Laut einer Umfrage von AIIM verbessern 44% der Unternehmen ihre Compliance durch die digitale Archivierung von Dokumenten. (Quelle: AIIM)
Diese Statistiken und Trends zeigen, dass die Digitalisierung von Dokumenten eine wachsende Bedeutung hat und Unternehmen erhebliche Vorteile bieten kann. Die rechtssichere Verwaltung und Aufbewahrung digitaler Dokumente ist dabei ein wichtiger Faktor, um die Compliance zu gewährleisten und Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Fazit
Insgesamt gibt es also eine Reihe von Faktoren, die bei der rechtssicheren Archivierung digitaler Dokumente beachtet werden müssen. Durch eine geeignete Ordnerstruktur, die Verwendung einer geeigneten Software zur Archivierung und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und Signaturanforderungen können Sie sicherstellen, dass Ihre digitalen Dokumente rechtsgültig sind. Starten Sie mit DocuWare in die digitale Welt: einfach und rechtssicher.
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